Le hackathon de Qumulo en avril était notre premier hackathon entièrement virtuel. Dans notre article de blog précédent sur notre hackathon, nous avons parlé de l'importance de l'événement pour nos employés embrasser notre culture et essayez quelque chose de nouveau. Alors que nous nous préparons pour notre deuxième hackathon virtuel, nous avons réfléchi à quelques conseils et bonnes pratiques à partager avec vous sur une collaboration efficace et l'organisation d'un événement réussi et engageant avec vos équipes.

1. Tout d'abord, rendez-le amusant

Un hackathon offre une excellente occasion d'encourager les membres de l'équipe à se connecter avec leurs pairs - une opportunité que les travailleurs à distance n'ont pas toujours. Encourager les gens à se rassembler en tant que communauté tôt pour le hackathon contribue à promouvoir un sentiment d'inclusion et d'appartenance. Nous avons créé une chaîne Slack pour le hackathon d'avril et avons encouragé les gens à commencer tôt à parler d'idées de projets qui les passionnaient pour aider à générer de l'enthousiasme pour l'événement.

Nous avons également créé des prix et des primes pour participer aux activités du hackathon. Faire des choses comme publier une photo de votre poste de travail hackathon, de votre animal de compagnie ou de votre réunion d'équipe virtuelle a permis à nos participants de gagner des points en échange de prix. Le partage d'images amusantes ou de détails personnels a aidé tout le monde à rester connecté entre les équipes, même s'ils ne travaillaient pas ensemble, en personne.

Enfin, lors de la planification d'un hackathon, il est important de définir des attentes significatives avec les participants pour s'assurer que chacun a une bonne expérience. Indiquez clairement que vous n'avez pas besoin de faire enregistrer un code de qualité de production avant la fin du hackathon, et que vous ne devriez certainement pas avoir à rester éveillé toute la nuit pour réussir. Les gens devraient s'amuser même si leur projet ne s'est pas déroulé comme prévu.

2. Réservez du temps pour la créativité

Certaines personnes pensent qu'elles ne sont pas du «type créatif», mais tout le monde peut être créatif si vous prenez le temps de le faire. Les gens sont souvent plus inspirés à être créatifs lorsqu'ils disposent d'un environnement sain et d'un espace pour générer des idées. Avec autant de main-d'œuvre travaillant maintenant à distance, il existe plusieurs façons de créer des moyens flexibles, mais collaboratifs, de générer des idées.

Avec une main-d'œuvre virtuelle, nous avons une large portée qui peut générer de l'inspiration et des idées avec vos collègues de manière asynchrone. Créez un document partagé ouvert à tous dans toutes les disciplines. Ici, les membres de l'équipe peuvent partager leurs problèmes, leurs frustrations et leurs préoccupations, mais aussi des choses qui les inspirent, des technologies intéressantes ou des questions apparemment extravagantes. Invitez les gens à s'appuyer sur les idées des autres pour les développer davantage ou proposer de nouvelles solutions. À ce stade, aucune idée n'est une mauvaise idée. Les idées de projet peuvent être affinées et peaufinées plus tard.

Par opposition à un exercice de génération d'idées en groupe, certaines idées sont mieux générées par l'auto-réflexion. Nous avons créé une feuille de travail pour les participants qui étaient intéressés par une feuille de travail de créativité guidée individuelle. Cette feuille de travail a guidé les participants à travers les phases suivantes:

  • Rassemblez des ressources pour susciter l'inspiration
    • Trouvez un problème à résoudre: qu'est-ce qui vous a ennuyé récemment? Quelles tâches sont frustrantes à accomplir?
    • Apprenez quelque chose de nouveau: quelle technologie vous semble intéressante? Quelle attitude aimeriez-vous véhiculer avec votre projet? (drôle, intéressant, utile, etc.)
  • Générer des idées de projets
    • Une fois que vous avez recueilli l'inspiration, générez autant d'idées que vous pouvez penser. Cela peut prendre le format "Quel est le problème que vous essayez de résoudre" ou "Quelle est la chose que vous essayez d'apprendre?" en fonction de vos objectifs personnels.

La création de multiples opportunités et façons pour les gens de générer des idées aidera à encourager la participation d'un ensemble diversifié de personnes.

3. Créer une structure pour partager des idées

Une fois que les employés ont généré beaucoup d'idées, il est important de prendre le temps de se réunir en groupe pour partager et affiner les meilleures idées pour le projet. Cela encourage de nouvelles connexions entre les gens pour partager passion et enthousiasme.

Pour aider à favoriser un environnement créatif et engageant dans un grand appel vidéo de groupe, nous avons utilisé l'expertise de l'un de nos coachs agiles ici à Qumulo, Aki Namioka. Aki est un praticien Agile depuis 2001 et a de l'expérience dans la facilitation de réunions en utilisant Structures libératrices. De Aki:

Une partie du défi d'une réunion de brainstorming virtuel est de fournir une expérience qui semble spontanée et décontractée aux participants, mais aussi une expérience où il y a suffisamment de structure pour éviter les moments de Zoom gênants. Il est essentiel de réfléchir à l'avance au déroulement de la session de brainstorming et de créer un livre de jeu qui sera utilisé par l'animateur pendant la session. De plus, si les salles de sous-commission Zoom sont utilisées pour faciliter la conversation en petits groupes, il est nécessaire d'avoir un hôte Zoom disponible pour manipuler les salles de sous-commission, ainsi qu'un facilitateur qui dirige la réunion.

En utilisant ces techniques, nous avons divisé le grand groupe en groupes de discussion de quatre personnes et avons utilisé la structure suivante pour notre atelier Pitch Session:

À la fin de l'atelier, chacun a eu l'occasion de présenter son idée au groupe pour partager ses idées raffinées plus largement et essayer de recruter les membres de l'équipe intéressés.

Même si le processus est souvent considéré comme le tueur de la créativité, la création d'une structure pour votre réunion de brainstorming de groupe aidera tout le monde à se sentir inclus. Nous avons même eu des commentaires des participants selon lesquels il s'agissait de la réunion de vidéoconférence «la plus intéressante» à laquelle ils avaient participé.

4. Utilisez les outils de couplage pour votre projet

Alors que les participants au hackathon commencent à construire des solutions et des prototypes pour leurs projets, il y a un élément important d'un hackathon qu'il est important de maintenir pour une équipe de hackathon en bonne santé: la collaboration. Chez Qumulo, nous utilisons des outils d'appairage à distance pour coder et résoudre les problèmes ensemble.

Deux outils de codage collaboratif à distance à considérer sont wemux et LiveShare. Ces deux outils permettent aux utilisateurs de se coupler et de travailler ensemble sur le même code ou terminal. Cela permet aux deux participants d'associer des styles, comme Pilote-Navigateur, pour suivre facilement le code ou changer de rôle.

Chaque outil offre également la possibilité à plusieurs membres de l'équipe de devenir voyous et de travailler indépendamment dans le même environnement, sur des fichiers différents. L'appariement non autorisé peut accélérer le développement de prototypes lors de hackathons lorsque tous les membres de l'équipe savent ce qu'ils souhaitent construire. Soyez prudent avec la technique de jumelage non autorisé, car il est difficile de diviser vos commits de manière significative.

Certaines équipes ont également constaté que l'utilisation du fonction de contrôle à distance dans Zoom était suffisant pour faire avancer leurs projets ou obtenir de l'aide sur un problème spécifique sans la configuration nécessaire pour les outils de programmation en binôme.

5. Utilisez des démos pour vous engager et célébrer

La partie la plus excitante d'un hackathon, de loin, ce sont les démos. C'est le moment où tout le monde est invité, qu'il y ait participé ou non, à assister en peu de temps à de grandes idées mises à l'épreuve.

Il est important que tous les participants, qu'ils aient terminé ou non, se lèvent pour partager les progrès qu'ils ont réalisés. Il n'y a pas de projet de hackathon raté! C'est le moment de célébrer toutes les réalisations des participants, qu'ils aient trouvé une solution unique, appris quelque chose ou rencontré quelqu'un de nouveau, tout cela est précieux.

Afin d'éviter que les démos ne s'éternisent trop longtemps, chaque participant disposait d'un délai de deux minutes pour démontrer ce qui suit:

  • Problème ou sujet: Décrivez le problème que vous vouliez résoudre ou le sujet sur lequel vous vouliez en savoir plus.
  • Solution ou résultat: Quels progrès avez-vous fait? Quelle est votre solution proposée?
  • Quelle est la prochaine? Si vous pensez que le projet comporte les prochaines étapes, décrivez-les ici.

Le résultat final a été un tourbillon passionnant de nouvelles améliorations de produits, d'améliorations des outils de développement et de nouvelles découvertes de passion pour la technologie. Et la meilleure partie? Nous étions tous ensemble - à distance - pour célébrer les réalisations de nos pairs et nous connecter les uns aux autres.

Souhaitez-vous en savoir plus sur Qumulo culture et notre communauté? Nous embauchons et avons plusieurs opportunités d'emploi ouvertes! Découvrez notre page carrières pour en savoir plus et voir comment vous pourriez participer à notre prochain hackathon.